(1) L’humain avant tout
Une transformation agile implique de nombreuses nouveautés. On se retrouve alors submergé d’idées, de concepts et de nouveaux termes techniques. Afin de ne pas les accabler dès le départ, préparez vos équipes à ce qui les attend. Une formation est une première étape pertinente, mais elle n’est pas suffisante. Vous devez instiller un nouveau mode de pensée et l’ancrer durablement. Pour y parvenir, il est utile de faire appel à des experts chevronnés. Souvent, il est plus difficile d’apprendre un nouveau mode de fonctionnement dans un environnement familier inchangé que de concevoir un nouveau mode de fonctionnement dans un environnement modifié en conséquence. Notre conseil:
- Accordez aux structures de communication l’importance qu’elles méritent.
- Impliquez toutes les personnes concernées dans le processus de transformation.
- Acquérez de l’expérience en réalisant de brefs sondages à intervalles rapprochés.
- Formulez des résultats partiels et obtenez le feedback des parties prenantes et des collaborateurs.
Ainsi, vous apprendrez à gérer les critiques et à les convertir en opportunités.
(2) Une vision pour tous
Les nombreux acteurs impliqués se font une idée différente de ce qu’est une transformation et de la manière dont elle doit être menée. Certains estimeront que la transformation est un projet inutile, tandis que d’autres consacreront toute leur énergie à son déploiement. Comme souvent, la meilleure méthode consiste à opter pour un juste milieu. Notre conseil:
- Réunissez toutes les parties prenantes et élaborez une vision tous ensemble. Nous vous recommandons de formuler un «énoncé de vision» à l’aide d’un modèle-type contenant toutes les questions essentielles relatives au changement d’orientation à venir.
- Accordez une grande importance à la réflexion sur la question du «Pourquoi» (il est plus facile de soutenir une cause quand on en connaît la raison).
(3) Quel est l’objectif visé?
La vision donne lieu à la détermination d’objectifs. Ces derniers doivent soutenir la vision et même contribuer à sa mise en œuvre. Notre conseil:
- Au début, limitez-vous aux chantiers les plus importants.
- Formulez des objectifs mesurables et vérifiez qu’ils sont bien atteints (il ne s’agit pas de contrôler, mais plutôt de rendre les progrès visibles).
- Tenez compte de la hiérarchie des objectifs lorsque vous les formulez. Lorsque vous formulez un objectif général, les sous-objectifs associés doivent contribuer à la réalisation de l’objectif principal.
(4) Structurez votre vision pour obtenir une vue d’ensemble technique
L’arbre cachant souvent la forêt, vous risquez de ne plus rien voir. Par conséquent, il convient de créer des structures. Cette entreprise est bien plus fructueuse avec des concepts agiles. Or, l’agilité est souvent perçue comme chaotique alors que, dans les faits, elle vise au contraire à faire face aux situations chaotiques (complexes). Pour pouvoir agir de manière structurée, une vue d’ensemble est nécessaire sur le plan technique. Dans cette optique, posez-vous les questions suivantes:
- Quels sont les aspects techniques concernés par la transformation (le Pourquoi)?
- Réfléchissez aux processus techniques en place dans votre entreprise en vous posant différentes questions: Pourquoi l’entreprise est-elle conçue de la sorte? À quelle problématique l’entreprise répond-elle? Est-il possible de revoir le système? Ici, il s’agit de se pencher sur le Pourquoi.
- Quel est le degré de complexité des différents domaines thématiques et en quoi se distinguent-ils les uns des autres? Comment les différents processus sont-ils interconnectés? Ici, il s’agit de définir des dépendances et des domaines de responsabilité clairs.
- Pour finir, réfléchissez au Qui, autrement dit aux parties prenantes: qui sont les détenteurs du savoir sur une thématique précise? À quel niveau les décisions sont-elles prises?
Je trouve utile d’adopter un point de vue procédural et de représenter les différents thèmes et services au sein de ce processus. Quand des modèles récurrents peuvent être identifiés, vous avez tout intérêt à développer une représentation concrète de ce modèle et à intégrer les futures représentations dans la structure prédéfinie.